Der Ursprung des deutschen Wortes \u201eFakturierung\u201c liegt im Lateinischen. Es stammt von factura ab, was schlicht und ergreifend \u201eRechnung\u201c bedeutet. Ungeachtet des Kerngesch\u00e4fts eines Unternehmens ist die Fakturierung immer eine der zentralen Hauptaufgaben, denn f\u00fcr den wirtschaftlichen Erfolg m\u00fcssen schlie\u00dflich s\u00e4mtliche Zahlungsfl\u00fcsse der Firma genau verfolgt und sichergestellt werden. Ansonsten kann die Firma nicht lange am Markt bestehen. Doch die Rechnungslegung beginnt schon lange vor der endg\u00fcltigen Abrechnung eines Produktes bzw. einer Dienstleistung. Sie startet mit der Angebotserstellung und der Annahme eines Auftrags. Hier m\u00fcssen bereits die wichtigsten Daten erfasst sein, sonst ist sp\u00e4ter keine korrekte Rechnungsstellung m\u00f6glich. Nach Abwicklung des Auftrages erfolgt die Abrechnung der geleisteten Arbeit. Abgeschlossen ist der Auftrag letztlich erst, wenn die Zahlung des Kunden auf dem Firmenkonto eingegangen ist. Passiert dies nicht rechtzeitig, ist es erforderlich, den Mahnprozess zu starten. Ganz am Ende muss eine Gewinn- und Verlustrechnung noch die Steuerlast ermitteln. Dies geschieht aber meist nicht mehr in der Firma selbst, sondern wird vom Steuerberater vorgenommen. Doch all diese Zwischenschritte sollte letztlich eine Software f\u00fcr die Fakturierung abdecken k\u00f6nnen.<\/p>\n
Eine Faktura ist dabei immer gesetzeskonform zu erstellen. Die notwendigen Angaben sind im Handels- und Steuerrecht geregelt und umfassen Daten wie:<\/p>\n
Die manuelle Erstellung und Bearbeitung dieser Finanzdokumente ist selbstverst\u00e4ndlich machbar, nimmt jedoch recht viel Zeit in Anspruch. Zudem kann das Hantieren mit h\u00e4ndisch gefertigten Aktenbergen schnell un\u00fcbersichtlich werden oder es k\u00f6nnen sogar Papiere verloren gehen. Und genau an dieser Stelle hilft Ihnen Software zur Fakturierung: Die Programme unterst\u00fctzen Sie beim Prozess der Zahlungsabwicklung in vielerlei Hinsicht und tragen zu einem sicheren, schnellen und nachvollziehbaren Finanzverkehr bei, denn bereits bei den Eingabemasken f\u00fcr die Angebotserstellung f\u00e4llt auf, wenn wichtige Daten fehlen. Dann weist das digitale Tool direkt darauf hin und fordert den Bearbeiter auf, die Angaben nachzutragen. Auch Fehler aufgrund von handschriftlichen Formularen mit unleserlichen Informationen, die anschlie\u00dfend aufwendig digitalisiert werden m\u00fcssen, entfallen durch die direkte EDV-Eingabe.<\/p>\n
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Fakturierungsprogramme setzen sich in der Regel aus Datenbanken und Masken zusammen, die die Angebots- und Rechnungserstellung erleichtern und alle relevanten Informationen \u00fcbersichtlich auflisten. Oftmals sind sie dabei ebenfalls in der Lage, mit anderen digitalen Systemen zu kommunizieren, etwa mit Auftragsverzeichnissen oder Kundenkarteien. Daf\u00fcr greifen sie auf Schnittstellen, sogenannte APIs, zur\u00fcck. Auf diese Weise ist es m\u00f6glich, dass die Software zur Fakturierung auf bereits erstellte Daten zugreift und die erforderlichen Informationen anteilig selbst ausf\u00fcllt. Sie kann beispielsweise direkt Daten wie Anschrift und Ansprechpartner aus dem CRM (Customer Relationship Management) einf\u00fcgen oder vom ERP (Enterprise Ressource Planning) automatisch aktuelle Transportkapazit\u00e4ten \u00fcbernehmen. F\u00fcr diese Importe sind meist nur wenige Klicks auf Seiten der Nutzer erforderlich. Selbstverst\u00e4ndlich bieten die Anwendungen meist auch M\u00f6glichkeiten, um Rechnungen, Anh\u00e4nge und Belege unkompliziert an die jeweiligen Gesch\u00e4ftspartner zu senden.<\/p>\n
Die digitalen Tools fungieren dabei auch als eine \u00fcbersichtliche Dokumentenablage, \u00fcber die sich s\u00e4mtliche Ausk\u00fcnfte \u00fcber be- und ausstehende Angebote sowie offene Posten abrufen lassen. Das bedeutet f\u00fcr Anwender: Hier ist bereits ein Dokumenten-Management-System (DMS) mit integriert. Zum Funktionsumfang k\u00f6nnen Statistik- und Analyseprogramme geh\u00f6ren, die die Auswertung der Auftrags- und Finanzlage erleichtern. So sind die zust\u00e4ndigen Mitarbeiter und nicht zuletzt die gesamte Firma immer \u00fcber die wirtschaftlichen Entwicklungen des Betriebs informiert.<\/p>\n
Software zur Fakturierung beinhaltet eventuell auch weitere Funktionen, mit denen sich Buchhaltungsaufgaben und Finanzfl\u00fcsse noch leichter und schneller abwickeln lassen. Hierzu k\u00f6nnen etwa Schnittstellen zur Steuerberatung oder zum Finanzamt z\u00e4hlen, damit die Dokumente zeitnah \u00fcberpr\u00fcft werden k\u00f6nnen. Ebenso ist es mit einigen Programmen m\u00f6glich, auf verschiedene Systeme zum Online-Banking zuzugreifen. Je nach Gestaltung durch den Anbieter k\u00f6nnen auch Kassenb\u00fccher f\u00fcr Bargeldgesch\u00e4fte oder spezielle Module f\u00fcr das Mahnwesen integriert sein.<\/p>\n
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Nutzen Sie f\u00fcr Ihre Fakturierung eine Software-L\u00f6sung, dann profitieren Sie von verschiedenen Vorz\u00fcgen. Im Vordergrund steht hierbei selbstverst\u00e4ndlich die enorme Zeitersparnis \u2013 und das in vielerlei Hinsicht. Mit den Programmen lassen sich Angebote und Rechnungen unkompliziert und mit nur wenigen Eingaben erstellen (vor allem, wenn Schnittstellen zu Auftrags- und Kundendatenbanken existieren). Die \u00dcbermittlung an die Kunden erfolgt mit den Tools ebenfalls einfach per Knopfdruck und unabh\u00e4ngig von langwierigen Kommunikationskan\u00e4len wie Post oder Fax. Da Ihnen alle finanzrelevanten Daten geb\u00fcndelt in einem System zur Verf\u00fcgung stehen, ersparen Sie sich zudem langes und zeitaufwendiges Suchen in Stapeln aus Papier. Sie k\u00f6nnen alle Daten schnell und problemlos \u00fcber Filter (z. B. Zeitr\u00e4ume), Stichworte oder eine Volltextsuche wiederfinden.<\/p>\n
Zudem wird die Fakturierung mittels Software deutlich sicherer. Schon bei der Rechnungserstellung k\u00f6nnen fehlerhafte Buchungen durch die \u00dcbernahme von bestehenden Daten aus der Finanzbuchhaltung und anderen digitalen Systemen vermieden werden. Zudem lassen sich elektronische Dokumente vor dem Versand auch weitaus genauer \u00fcberpr\u00fcfen. Und nicht zuletzt gehen digitale Daten auch deutlich seltener verloren als h\u00e4ndisch angefertigte Akten, wo es doch m\u00f6glich ist, dass sie einmal auf dem falschen Papierstapel landen. So haben Sie die wichtigen Dokumente immer zur Vorlage f\u00fcr Kunden, die Steuerberatung und das Finanzamt parat.<\/p>\n
Des Weiteren bietet die B\u00fcndelung und \u00fcbersichtliche Darstellung s\u00e4mtlicher wirtschaftlicher Informationen den Vorteil, dass Sie f\u00fcr die weitere Planung Ihrer Unternehmensziele eine bessere Grundlage haben. Sind Sie auf einen Blick \u00fcber s\u00e4mtliche Bilanzen, noch offene Rechnungen und ausstehende Angebote im Bilde, so k\u00f6nnen Sie diese Daten in die Ausarbeitung und Koordination Ihrer k\u00fcnftigen Firmenhandlungen mit einbeziehen. Und mithilfe der Auswertung der Unternehmenskennzahlen, der sogenannten KPIs, lassen sich wom\u00f6glich Einsparpotentiale entdecken, die den Betrieb auf lange Sicht stark entlasten.<\/p>\n
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Generell hat die Nutzung von IT-L\u00f6sungen in der Logistik zum Ziel, dass Prozesse beschleunigt, Aufwand verringert und Kosten eingespart werden. Dies ist selbstverst\u00e4ndlich auch bei der Software f\u00fcr die Fakturierung der Fall. Mit den Programmen erstellen Sie und Ihre Mitarbeiter Angebote und Rechnungen schneller und pr\u00e4ziser, leiten sie leichter an Ihre Kunden weiter und verbessern so die Zahlungsfl\u00fcsse in Ihrem Unternehmen. Auch haben Sie durch die Tools immer einen genauen \u00dcberblick \u00fcber eingetroffene und noch ausstehende Einnahmen, wodurch Sie betriebliche Prozesse noch besser planen k\u00f6nnen. Des Weiteren kommen Sie mithilfe von digitalen Akten auch Ihrer Nachweis- und Aufbewahrungspflicht einfacher nach. Bei Bedarf k\u00f6nnen in die Programme au\u00dferdem weitere Zusatzfunktionen integriert sein, etwa eine Anbindung zur Steuerberatung oder zum Finanzamt, die M\u00f6glichkeit zum Online-Banking, Kassenb\u00fccher, ein elektronisches Mahnwesen und vieles mehr. Nicht zuletzt sparen Sie durch den Wegfall an Dokumenten aus Papier auch weitere Betriebsausgaben sowie Ressourcen ein.<\/p>\n
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Suchen auch Sie nach einer praktischen und leicht zu handhabenden Software, um die Fakturierung Ihres Transportunternehmens oder Kurierdienstes einfacher und \u00fcbersichtlicher zu gestalten, dann vertrauen Sie auf Flicono. Wir sind Logistiker mit Leib und Seele und wissen genau, was Spediteure und Kuriere ben\u00f6tigen. Wir bieten Ihnen die n\u00f6tigen Tools, mit denen Sie Ihr Rechnungs- und Belegwesen optimieren, individualisieren sowie sicherer gestalten. Erstellen Sie Rechnungen mit unseren flexiblen Masken ganz nach Ihren Vorstellungen und entscheiden Sie selbst, wann und wie Sie mit Ihren Kunden abrechnen. Unsere Programme erleichtern selbstverst\u00e4ndlich auch den Versand direkt aus Flicono heraus \u2013 bei Bedarf auch mit angeh\u00e4ngten Lieferscheinen oder als Sammelrechnung f\u00fcr mehrere Gesch\u00e4ftspartner. Neben Software zur Fakturierung erhalten Sie auf Wunsch noch weitere n\u00fctzliche Anwendungen, mit denen Sie beispielsweise Ihre Tourenplanung oder die Auftragsverwaltung leichter abwickeln k\u00f6nnen. Dabei w\u00e4hlen Sie selbst, welche Module unserer digitalen Logistik-L\u00f6sung Sie buchen und zahlen folglich nur f\u00fcr das, was Sie auch wirklich brauchen. Unsere Cloud f\u00fcr die Logistik ist standort- und ger\u00e4teunabh\u00e4ngig verf\u00fcgbar und dank redundanter Festplatten zudem v\u00f6llig ausfallsicher.<\/p>\n
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